Wednesday, April 21, 2010

KOMUNIKASI EFEKTIF ~ TELEFON



Assalamualaikum w.b.t

Setiap dari kita mungkin mahir dengan perbualan melalui telefon. Cara menjawab yang betul, meninggalkan pesanan dan sebagainya. Jangan ingat ia tidak memerlukan kemahiran sebab apabila inginkan pesanan yang diterima di pihak yang menerima sampai dengan sempurna, pihak pemanggil perlulah menyampaikan dengan sejelas-jelasnya agar tiada salah faham yang berlaku.

Ahli komunikasi, Dennis Mcquail berkata, komunikasi itu merupakan penyampaian pesan. Tetapi, bukan asal sampai sahaja, yang lebih penting penerima pesanan memahami apa yang disampaikan. Oleh itu, banyak faktor yang harus diperhatikan, mulai dari pesan yang akan disampaikan, medium penyampaian hinggalah bagaimana cara kita menyampaikan pesan itu.

Terdapat beberapa komunikasi efektif yang boleh diikuti di bawah:

1. Jika anda yang menelefon, biasakan diri anda menyapa lawan bicara dengan sopan seperti mengucap salam, helo, selamat pagi dan sebagainya. Meskipun suara di hujung sana kedengaran jelek, tetaplah menyapa dengan ramah.

2. Walau apa pun kedudukan anda, biasakan diri memperkenalkan diri terlebih dahulu. Cukup dengna nama dan tempat anda bekerja atau dari mana anda membuat panggilan. Jangan andaikan anda dikenali ramai, maka orang boleh mengecam suaramu di talian.

3. Biasakan memanggil lawan bicara dengan sebutan yang menyenangkan seperti 'puan', 'tuan', 'kakak', 'saudara', atau 'saudari'. Ini menunjukkan anda menghormati lawan bicara anda.


4. Anggaplah setiap penelefon mempunyai kepentingan yang sama barulah mereka merasa lebih dihargai kerana anda memberi perhatian lebih terhadap bicaranya.

5. Hindari menggunakan perkataan 'anda harus' atau 'anda wajib' kerana ia menampakkan anda seorang yang 'bossy'. Lebih baik anda menggunakan pengucapan seperti "seandainya anda boleh.." atau "mungkin seeloknya anda...". Usahakan agar tidak nampak straight to the point, tetapi cuba tunjukkan sedikit empati jika anda meminta bantuan orang.

6. Jika telefon tiba-tiba terputus, segeralah menelefon kembali dan meminta maaf. Jangan terburu-buru, lakukan dengan sopan dan beritahu bahawa apa yang terjadi di luar dugaan nda.

7. Perhatikan setiap pemilihan kata dan jangan sampai terdengar kasar dan sombong. Elakkan ucapan 'ini bukan urusan saya' atau 'anda harus menunggu saya'.

8. Percakapan di telefon memerlukan anda berbicara dengan jelas. Jadi perhatikan setiap kata yang ingin diucapkan adalah jelas didengar oleh lawan bicara, terutamanya jika anda menelefon menggunakan telefon awam.

9. Jika talian perhubungan ada masalah sehingga suara anda tidak jelas disebabkan berada di luar liputan kawasan, tawarkan untuk menelefon semula beberapa minit/jam lagi. Jika penting sangat, SMS saja.

10. Anda harus meningkatkan kepekaan apabila berbicara dengan lawan bicara dengan memasukkan sama elemen kejujuran, intonasi dan respon kerana biasanya sikap begini melahirkan rasa yakin dalam menyampaikan pesan dan komunikasi pun menjadi lebih efektif.

~ Sanah helwah buat adikku, Anjang

1 comment:

Encik aMin said...

tambahan...
cuba senyum bila bercakap dlm tepon.. org yg dihujung talian tu bole "rasa/tau" korang senyum... :)